【情報共有にピッタリ】ファイル共有システムを利用しよう

情報共有を効率化するには

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ネットワーク上で管理

企業の部や課などにおいてデータファイルを所属メンバーに渡す時、従来はメールに添付して送信するのが一般的でした。しかし、このやり方だとデータのサイズによっては大き過ぎて送れなかったり、内容の異なる文書等を複数のメンバーに送る際はその人数分だけファイルを作成し、送信しなければならないといった課題がありました。こうした課題を解決するものとして普及が進んでいるのが、ファイル共有システムです。ファイル共有とは、サーバー内に文書や画像、動画などのデータファイルを保管し、アクセス権を有している者なら誰でもネットワークを通じて閲覧や更新ができるというシステムです。ファイル共有は、以前は自前のサーバーを確保してシステムを構築する必要がありました。しかし現在では、専門のサービス事業者が提供するサーバーを使い、インターネットに接続できる環境があれば簡単に利用できるようになっています。メンバー間での情報共有はもちろん、日常業務において使用する各種ファイルのバックアップ先としても活用できます。ファイル共有サービスを利用する場合、まず気をつけるべきことはセキュリティ対策です。重要なデータが外部に漏えいしたりすることのないよう、2段階認証など不正ログイン等に対する防止策をきちんと講じている業者を選ぶようにします。また、サーバーのトラブル等によってファイルが消失したり破損したりするリスクにも気をつける必要があります。この場合は、複数の業者を利用するといった自己防衛策によってある程度リスクを回避することができます。

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